Ciclo de Ingresos CRM, Ventas y Cuentas por Cobrar

Configuración:

Prospectos

El proceso de prospectos de Hidromecánicos se llevará a través del módulo CRM.

Requerimientos:

Poder registrar prospectos con la mayor cantidad de información posible: Se agregó el campo Mercado para poder establecer el Giro de nuestro prospecto. Se hicieron como requeridos los campos Nombre de la compañía, País, Nombre del contacto, email, móvil, categorías, y giro. El campo giro es el de mercado, pero se le cambió la etiqueta para que se cumpliera con el requisito del cliente. Se dieron de alta las categorías. Se dieron de alta a través del menú CRM/Etiquetas de venta y se eliminaron las que tiene el sistema por defecto. Se dieron de alta los giros indicados por el cliente. Se dieron de alta a través del menú Ventas/Mercado.
ID personalizado: El cliente solicitó generar un ID con una estructura especifica para los clientes que se generaran en el sistema. De acuerdo a lo que se analizó, la necesidad del cliente era poder diferenciar los usuarios a través del país al que pertenecen, al año en que se registraron y al sector al que pertenecen. Solución; Identificar estos datos a través de un filtro de búsqueda, mediante el campo país, que nos indicará la nacionalidad, create date que nos indicará la fecha en el que el registro fue creado y el equipo de venta que nos indicará al sector al que pertenecen.
Registrar llamadas y reuniones: solución, el sistema tiene la capacidad de agendar reuniones a través del calendario y las llamadas a través del módulo CRM/Oportunidades.

Ventas por Licitación

Requerimientos:

Registro de licitación e información general: Este requerimiento se solucionó a través del menú CRM/Iniciativas, en la cual cuando se genere un búsqueda de licitación en la que puedan participar, los usuarios con permisos podrán realizar el registro correspondiente. Posteriormente deberán convertirlo a oportunidad y ahí se le dará el seguimiento correspondiente. Para lograr darle el seguimiento correspondiente se realizó un ajuste en cuanto a agregar el campo section_id al objeto crm.case.stage, de esta manera logramos asignar las etapas que corresponden a cada uno de los equipos de venta, esto para separar los dos procesos de ventas que el cliente maneja. Las etapas correspondientes al equipo de ventas por licitación son: Nuevo, Revisado, Bases, Aceptado, Requisitos, Preparado, Presentado, Ganado, Declinado, y Perdido, que fueron las que se identificaron de acuerdo al proceso mostrado por el cliente. Para lograr que cada equipo de ventas vea únicamente las etapas que corresponden a su proceso también se realizó un ajuste en el objeto crm.case.section, se agregó un botón "Pipeline" en el cual se forza la visibilidad únicamente de las etapas que corresponden a ese equipo.
Separar los requerimientos para las licitaciones: Para cumplir con este requerimiento se solicitaba que dentro de la cotización se pudiera subdividir para que ahí se adjuntara los diferentes tipos de requerimientos; económicos, administrativos y técnicos, sin embargo, esto no es posible dentro del sistema, debido a que todos los seguidores del evento recibirán y verán todo lo que hay en este evento. La solución fue crear 3 paneles en el módulo del HelpDesk, cada uno con el nombre del tipo de requerimiento que ahí se va a solicitar, posteriormente tendrán adjuntar toda la información solicitada en la respectiva oportunidad.
Verificar el estatus en el que se encuentra la licitación: Para cumplir con este requerimiento el mismo cambio que se genero para forzar la visibilidad de las etapas de cada uno de lo equipos de venta cumplió con este requerimiento, debido a que ahí se nos mostrará en que estatus o etapa se encuentra cada uno de los registros. En la imagen inferior se muestran las etapas que aparecerán en CRM/Oportunidades. En este apartado, únicamente nos aparecerán las etapas que contengan algún registro, en caso contrario no se nos mostrarán todas la etapas.

Nota

Para forzar la visibilidad de todas las etapas correspondientes a cada uno de los equipos, se requiere moverse al menú CRM/Equipos de ventas, dar click en el botón Pipeline de cada equipo y nos arrojará todos las etapas correspondientes como se observa en las siguientes imágenes:

Ventas directas:

Ventas licitación:
Notificaciones de movimientos: Se crearon 2 acciones automatizadas para que al momento de que el registró se mueva de etapa se genere una notificación de que el registro se ha autorizado o en su defecto, no se ha autorizado.

Ventas Directas

Requerimientos:

Manejar el proceso separado del proceso de ventas por licitación: La solución a este requerimiento se realizó a través de los equipos de venta, al asignar a nuestro cliente o posible cliente un equipo de ventas, nosotros desde ese momento estamos indicando que tipo de venta se realizará y quienes serán los encargados de darle seguimiento.
Elaborar cotizaciones: La solución ya estaba dentro del sistema, cuando estamos en una oportunidad contamos con el botón "Nuevo presupuesto" el cual nos dirige al formulario de Ventas/Cotizaciones.
Formato especifico de cotizaciones: Se diseñó el documento con el formato especifico que el cliente solicitó. Para poder cumplir con lo solicitado dentro del formato se adaptaron algunos campos; se activaron las opciones de permitir establecer un lugar de facturación y un lugar de entrega, el lugar de entrega se verá reflejado en el formato. Se adaptaron 6 tipos de tarifas para poder manejar los precios de acuerdo a lo solicitado por el cliente, las tarifas son, Fijos, De lista y Descuento aplicado, todos creados 2 veces pero con distintas monedas, MXN y USD. Estos datos de mostraran en el formato de cotización.
En el caso del campo 'note', ahí se establecerá la fecha de la vigencia del formato de cotización y en el caso de que existan algunas condiciones extra de venta también se plasmarán en ese espacio pero se deben agregar 2 enter para separar la información. Se habilitaron las opciones de "Permite establecer un descuento en las líneas de los pedidos de venta" para poder establecer el descuento en caso de que sea necesario. Se habilitó la opción administrar múltiples tiendas. Para cumplir con la necesidad del cliente respecto a los pago se modificaron las propiedades de los campos mediante vistas heredadas.

Nota

Para que el formato PDF salga con la estructura deseada, se deben de seguir las instrucciones del campo "note" el cual nos indica como debemos de plasmar la información para que se muestre correctamente.

Facturación

Se instalaron y configuraron los datos correspondientes para poder emitir facturas.

Se configuraron los términos de pago indicados por el cliente, los cuales fueron 10 días, 15 días, 25% de anticipo con 25& de anticipo a los 15 días y el 50% contra entrega, 25% de anticipo y 75% contra entrega, 30 días, 35 días, 50% anticipo y 50 contra entrega, 7 días y pago inmediato.

Se crearon vistas para modificar las propiedades de los campos y hacerlos como requeridos los campos forma de pago, información adicional y equipo de ventas. En caso especifico del campo información adicional tendrá varías funciones, debido a que ahí se plasmará información relevante para el cliente, debido a que si no contiene toda la información requerida no les aceptan la factura, en este caso ahí se plasmará el Número de contrato, División, Subdivisión, Zona, Marca/Modelo, Económico y Tipo de mtto, para separar la información debemos agregar 2 enter para que al momento de generar el documento salga de manera correcta.

Requerimientos:

Elaborar solicitud de Facturación: Solución, agregar al responsable de permitir la elaboración de facturas como seguidor la cotización para que se nos notifique y quede el registro de si se aprueba o no generar la factura.
Elaborar pre-factura: Solución, elaborar una factura en borrador, misma que se compartirá con el cliente a través de un correo.
Generar CFDI. Solución, el sistema timbra las facturas, una vez que toda la información correspondiente este configurada, y al validarlas, automáticamente se comparte con los seguidores del evento.

Nota

Para que el formato PDF salga con la estructura deseada, se deben de seguir las instrucciones del campo "comment" el cual nos indica como debemos de plasmar la información para que se muestre correctamente.

Cancelación de CFDI

Requerimientos:

Solicitar cancelación del CFDI: Solución, agregar al responsable de autorizar las cancelaciones como seguidor de la factura para que vía correo nos notifique si autoriza o no la cancelación
Cancelar CFDI: Solución, el sistema permite realizar este movimiento sin mayor problema.

Aplicación de anticipo

Se creó el producto llamado Aplicación de anticipo, el cual será utilizado para este proceso.

Requerimientos:

Emitir pre-factura de anticipo: Solución, generar un pago en estado borrador.
Enviar pre-factura de anticipo: Solución, agregar al cliente como seguidor del evento y enviar vía correo el pago en borrador al cliente
Enviar CFDI al cliente: Solución, al validar el pago, el sistema automáticamente envía los formatos correspondientes a todos los seguidores del evento.
Registrar pago: En el formulario de pagos de cliente se puede realizar este proceso sin mayor problema.
Generar la nota de crédito correspondiente: En el sistema se realiza este proceso sin mayor problema.

Cobranza

Requerimientos:

Solicitar promesa de pago al cliente: Solución, a través del registro de nuestra factura se puede enviar el correo al cliente.
Registro de llamada telefónica: Solución, en el menú CRM/Llamadas registradas se puede llevar a cabo el registro de las mismas.
Registro de visitas al cliente: Solución, el sistema a través del calendario se registran las citas o reuniones.
Registrar pago: Solución, en el menú Contabilidad/pagos de clientes se realizan los registros de los pagos.

Pago por cuenta bancaria

Requerimientos:

Registrar pago: Solución, en el menú Contabilidad/pagos de clientes se realizan los registros de los pagos.
Registrar complemento de pago: En el sistema al generar o registrar un pago automáticamente se genera el complemento de pago.

Pago por cadena productiva

Para cumplir con el requerimiento del cliente se instaló el módulo "CFDI Financial Factoring"

Requerimientos:

Solicitar autorización para descargar pago: Solución, realizar la petición a través de correo.
Registrar factoraje: Solución, crear un proveedor. Al emitir el pago debemos de seleccionar al Factor(proveedor antes creado o intermediario) debemos de desactivar la casilla de conciliación completa y en el campo asignación debemos ingresar la diferencia, es decir, cuánto se cobró realmente. En la parte inferior del formulario, en el campo diferencia de pago debemos de seleccionar la opción "Conciliar saldo del pago". a continuación debemos seleccionar a la cuenta que se está afectando (Es decir la cuenta a la que se asignará la cantidad de comisión), en el campo comentario de la contrapartida debemos escribir algo que haga referencia a la porcentaje dado al proveedor. Después debemos de registrar un pago al proveedor con la cantidad del porcentaje que se nos cobró por el pago.

Penalizaciones

Requerimientos:

Registrar costos generados por penalizaciones; Solución, crear una cuenta la cual será la que se afectará cada vez que se generen estos movimientos.
Emitir nota de crédito; En el sistema se lleva sin mayor problema este proceso, pero para ello se creó un producto llamado "Aplicación de penalización" y ese es el que se deberá de tomar cada vez que se generen estos movimientos.
Registro de actividades: Solución, a través del registro correspondiente, en el chatter del sistema se le puede dar el seguimiento correspondiente a este proceso.