Recomendaciones para la Gestión de Tareas
Objetivo
Explicar las acciones necesarias para abordar una tarea grande y difícil de estimar, asegurando que se pueda visualizar el progreso realizado en ella
Introducción
Las tareas son herramientas fundamentales en nuestro día a día, ya que nos permiten registrar nuestro tiempo y llevar un control eficiente de nuestras actividades.
Sin embargo, durante su ejecución, pueden surgir dificultades inesperadas o situaciones no previstas en la planeación semanal, lo que complica su realización.
Para afrontar estos desafíos, a continuación, se presentan algunas recomendaciones prácticas para desglosar una tarea de manera efectiva y, así, supervisar su avance sin perder el enfoque:
1. Tareas Más Grandes de lo Estimado
Durante la planeación semanal, se asigna un tiempo estimado para completar cada tarea. Sin embargo, al finalizar la semana y comparar el tiempo planeado con lo registrado en la hoja de servicios, puede surgir la situación en que una tarea haya requerido más tiempo del anticipado y, aun así, no se haya completado.
En estos casos, la mejor estrategia es dividir la tarea en secciones más pequeñas, ya sea en dos, tres o incluso más partes si es necesario. Aunque la actividad principal sigue siendo la misma, al dividirla es más fácil ver el progreso y evitar la sensación de que no se está avanzando.
Ejemplo
Tarea principal: "Organizar 1000 documentaciones por orden alfabético"
A primera vista, parece una tarea sencilla pero laboriosa. Sin embargo, al comenzar a trabajar, pueden surgir complicaciones como encontrar documentaciones duplicadas con nombres diferentes o documentaciones con nombres iguales pero contenido distinto.
Analizar y decidir cómo clasificar cada caso puede convertir esta tarea en algo más complejo y aparentemente interminable.
Para resolver esto, se puede dividir la tarea general en partes más pequeñas, como:
- Clasificar las documentaciones por rangos de letras del abecedario (A-D, E-H, etc.).
- Dividirlas en bloques de 100 documentaciones si se dispone de un listado previo.
De esta manera, aunque se continue haciendo la misma actividad, se podrá ver el avance concreto al completar cada paso, lo que ayudará a mantener la motivación y el enfoque.
2. Errores o Complicaciones
Cuando se planifica una tarea, suele estimarse únicamente el tiempo necesario para realizar la actividad principal, dejando poco o ningún margen para imprevistos. Esto puede ser problemático, especialmente en tareas relacionadas con código, donde suelen surgir errores o complicaciones inesperadas durante la ejecución. En consecuencia, la tarea puede retrasarse, no por su elaboración en sí, sino por el tiempo que toma resolver el problema, superando el tiempo estimado y afectando su ejecución óptima.
Para abordar esta situación, una solución efectiva es crear una subtarea específica con el único objetivo de resolver el error o la complicación que haya surgido. Mientras se trabaja en la subtarea, la tarea general se pone en pausa. Una vez que la subtarea se completa, es decir, el problema ha sido resuelto, se puede cerrar y reanudar el progreso de la tarea principal.
Ejemplo
Tarea principal: "Organizar 1000 documentaciones por orden alfabético"
Imaginemos que tenemos un listado de las 1000 documentaciones, donde podemos visualizar sus nombres.
Al iniciar la tarea, nos damos cuenta de que hay duplicados, algunos con nombres idénticos pero contenidos diferentes, y otros con contenidos iguales pero nombres distintos. Este escenario complica el progreso de la actividad.
Para manejar esta situación, se puede crear una subtarea específica para gestionar los duplicados, dejando en pausa la tarea principal.
En esta subtarea, revisamos los casos duplicados, decidimos cuáles documentaciones conservar y cuáles eliminar. Una vez que hayamos resuelto esta complicación, cerramos la subtarea y retomamos la tarea principal de organizar las documentaciones.
Este enfoque no solo facilita el progreso, sino que también permite avanzar sin sentirnos abrumados, ya que la tarea se divide en pasos más claros y manejables.