Guion para la Sesión de Revisión de Tickets Semanal

Bienvenida / Saludos

Saludo inicial y bienvenida a los participantes.

El secretario de la sesión muestra la minuta de la reunión anterior.
Se confirma cuántos de los compromisos asumidos la semana pasada fueron cumplidos.
En caso de incumplimiento, se discuten las acciones a tomar y, si no se puede resolver durante la reunión, se agrega a los compromisos pendientes de la minuta actual.

Se revisa el panel de tickets para determinar cuántos tickets se tienen en "To Do" en ese momento.
Se examinan específicamente los tickets que están en las siguientes etapas:
1. Intervención interna
2. En progreso
3. Cambios en proceso
4. Backlog

Se abre el primer ticket.
Se menciona el número del ticket y el nombre del mismo, verificando que contenga todos los campos necesarios:
- Categoría
- Tareas relacionadas
- Días desde la última acción, verificando que sea menor a 2.
Se menciona el estado actual del ticket:
- Se revisa el progreso del ticket y cómo va el avance.
- Se mencionan las reuniones que se tuvieron en la semana relacionadas con el ticket.
- Se verifican los correos o notas de cómo se está trabajando en el ticket.
Si no hay suficiente información o avances, se asignan las próximas acciones necesarias para continuar con el trabajo del ticket.

Se sigue el mismo procedimiento detallado para el primer ticket con todos los tickets restantes.

Se aplican filtros para ver cuántos tickets se cerraron antes de la hora de inicio de la reunión (4:30 pm) durante la semana.
Se despliega la búsqueda avanzada.
En el filtro, se utiliza la condición:
- Seleccionar "Cerrada".
- Seleccionar "Mayor o igual que".
- Introducir la fecha de la reunión pasada o el viernes pasado, así como la hora del inicio de la sesión, que por ahora es 4:30 pm.
- Se cambia a la vista de lista para visualizar todos los tickets cerrados.

Se aplican filtros para ver cuántos tickets fueron abiertos antes de la hora de inicio de la reunión (4:30 pm) durante la semana.
Se despliega la búsqueda avanzada.
En el filtro, se utiliza la condición:
- Seleccionar "Fecha de creación".
- Seleccionar "Mayor o igual que".
- Introducir la fecha de la reunión pasada o el viernes pasado, así como la hora del inicio de la sesión, que por ahora es 4:30 pm.
- Se cambia a la vista de lista para visualizar todos los tickets abiertos.

Se asignan los roles de presidente y secretario para la próxima sesión.
El secretario agenda la próxima reunión para la siguiente semana y se asegura de que no sea recurrente.

El presidente concluye la reunión y se despide de los asistentes.

En los últimos 5 minutos de la reunión entre el secretario y el presidente, se revisa la minuta.
El secretario envía la minuta a través de la tarea creada para gestionar la reunión.
La minuta se reenvía al evento para asegurar que todos los participantes la reciban.

Información

Para conocer más información acerca del tema, ingrese a la documentación Minuta.