Acta de Proyecto
Para Qué Sirve el Acta de Constitución del Proyecto
El acta es un documento que marca la existencia de un proyecto, proporcionando los datos necesarios para dejar claros los acuerdos alcanzados con los interesados y tener presente la disponibilidad de los recursos convenidos para la ejecución.
Esta debe de firmarse por el Sponsor para completar la fase de preparación y arranque del proyecto, bajo la dirección del líder de la empresa implementadora.
Debiendo contener una descripción a alto nivel e incluir lo que necesita saber el comité para decidir si el proyecto inicia.
Cabe aclarar que no es un documento técnico que explique a detalle las tarea y sus procesos de ejecución, esto se hará en el diseño de la solución. Este documento esta orientado a contener informacióproyecton de alto nivel para su autorización.
La Importancia del Acta de Proyecto
Es la confirmación de que los objetivos estratégico del proyecto están alineado con la planificación estratégica de la organización. Es el registro formal, del arranque, el establecimiento de los límites y restricciones iniciales.
En concordancia con los acuerdos evitaremos los malos entendidos durante todo el proyecto, siguiendo las líneas maestras pactadas. Lo que no se escriba puede en algún momento del camino ser motivo de sorpresa para algún interesado y dar lugar a un malentendido, por tal motivo debe nacer con conceptos claros, transparentes y planificados entre los interesados.
Un mal planteamiento del Acta puede ser el comienzo de un desastre, la generación de estrés entre los involucrados, la ejecución desorganizada sin rumbo definido, malgastándose recursos y perdiendo la confianza que debe de haber en los diferentes niveles de la organización.
Estructura del Acta
- Indice
- Las restricciones que se pueden tener
- Los requisitos a alto nivel
- Nombre del proyecto
- Project backgraaund
- Propósito y justificación
- Requisitos de alto nivel
- La descripción de alto nivel, límites, supuestos y restricciones
- Amenazas y riesgos
- Resumen del cronograma de hitos
- Indicadores de éxito
- Recursos Humanos
- Entregables
- Estimación de costos económicos y tiempo
- Aprobación y firma del acta
- Resumen ejecutivo
- Anexos
Nombre del Proyecto
Debe de reflejar el punto de vista de la gestión. No es relevante si es corto o largo, que suene bonito o feo, lo importante es que al leerlo entendamos sin dudas al proyecto que hace referencia, dando mayor visibilidad e interés.
Ejemplo
Análisis, diseño, desarrollo, pruebas e implementación del módulo de almacén 2.0 para el registro, y seguimiento de movimientos en los productos en el sistema OpenPyme Deliciosas Viandas, matriz y sucursales.
Project Backgraund del Proyecto
De dónde viene el proyecto y qué le dio origen.
Ejemplo
Ante un escaso control del inventario y una necesidad creciente de datos confiables para tomar decisiones en la empresa Deliciosas Viandas, vamos a diseñar y ejecutar la solución en el sistema OpenPyme.
Propósito y Justificación
Se debe realizar una justificación de alto nivel, del Proyecto, es crítico asegurarnos que el alcance, es decir, aquello que pretendemos conseguir con el esfuerzo de realizar el proyecto ha sido definida con toda la exactitud posible.
Se debe establecer un valor medible que determine si hemos cumplido ese alcance de manera objetiva.
El éxito o el fracaso del proyecto será una medida objetiva y no puede estar sujeta a interpretaciones.
Requisitos de Alto Nivel
Se trata de un listado en el que se estiman y priorizan los requisitos de alto nivel del Proyecto. no es un documento para aspectos técnicos.
Requerimientos del proyecto, aquello que realmente se espera.
Requerimientos asociados a la forma de hacer el proyecto (metodología).
Se debe asegurar una exacta compresión de las necesidades del proyecto, basadas en las expectativas del Sponsor y alineadas a su transformación digital.
La Descripción de Alto Nivel, Límites, Supuestos y Restricciones
Aquí se indica cuál es el Alcance del proyecto y sus restricciones iniciales.
Se puede dividir en fases y especificar el alcance de cada una, de igual forma agregar lo que no incluye. Si es necesario.
Amenazas y Riesgos
Hay que especificar si se han detectado y como se conocen al inicio del proyecto. Es importante definir su causa raíz y su posible impacto. Este se establece en términos de: alcance, tiempo, costo, calidad.
Posteriormente, se identifican y revisan con mas profundidad para considerar los planes de acción para gestionarlos.
Resumen del Cronograma de Hitos
Lista de hitos, orden de entrega (su posibilidad real será definida en la planificación de proyecto. Si está dividido en fases hay que especificar los hitos en cada fase).
Resumen del presupuesto
Se definen el fondo general asignado y se indica la expectativa del coste que tendrá el proyecto.
Indicadores de Éxito
(se debe establecer un valor medible que determine si hemos cumplido ese alcance de manera objetiva.) El éxito o el fracaso del proyecto será una medida objetiva y no puede estar sujeta a interpretaciones.
Se indica los objetivos principales y la forma de evaluación, estos deben ser específicos, medibles y alineados con los objetivos de la empresa.
Se recomienda agregar una encuesta de satisfacción al cliente.
Se pueden ocupar variables como alcance, tiempo, costo y/o calidad entre otros.
Para cada objetivo definir un indicador, por ejemplo
Terminar el proyecto en dos meses, bajo el presupuesto acordado con un porcentaje de error en los inventarios.
Recursos Humanos
Personas con las que se contará para el proyecto, se realiza una lista de interesados para que estén identificados, se especifican sus roles y responsabilidad y la relevancia en el proyecto.
Sponsor (patrocinador del proyecto):
se definirá la gran responsabilidad que tiene para dar dirección al proyecto y el riesgo que se correo si delega esta función a un tercero.
Champion (líder del proyecto del lado del cliente):
se definirá a la persona responsable de este rol, con sus responsabilidades y en el énfasis de la disponibilidad de tiempo necesario,
Líder del proyecto:
Asignar a la persona, con sus responsabilidades y restricciones. Se registra el nombre completo, cargo, gerencia a la que pertenece, así como su nivel de autoridad, para que quede definido las decisiones que puede tomar por su cuenta y en cuales necesita escalar para pedir opinión o la autorización pertinente.
Se recomienda un gráfico.
Entregables
(se puede poner alguna tabla explicando – siempre con el detalle que interesa al alto nivel – todos los entregables del proyecto para así conseguir una mejor comprensión del alcance.)
Estimación de Costos Económicos y Tiempo
De acuerdo a los alcances en procesos a trabajar se da una primera cotización, con la duración en meses, no excediendo a tres meses y horas disponibles, si es necesario definir vistas al mes por parte del consultor en sitio.
Confidencialidad
Se hace referencia que viene contenido en el contrato una vez que se concrete la relación comercial
Aprobación y Firma del Acta
Definir quién será responsable de la aprobación así como los criterios de aprobación, parciales o final. Deben de quedar definidos lo entregables de igual forma parciales y finales si fuera el caso.
Una vez aceptada la propuesta económica (con validez de 30 días) y los procesos a trabajar, se firma el acta estipulando la fecha de inicio. Esto implica la facturación del pago acordado en las condiciones pactadas. Será condición indispensable para empezar el proyecto la firma del acta y la formalización de la parte comercial.