Gestión del Cambio

Introducción

¿Qué Significa la Palabra Cambio?

Denota la acción o transición de un estado inicial a otro diferente, según se refiera a un individuo, objeto o situación. También puede referirse a la acción de sustituir o reemplazar algo. También entendiéndose como transformación.

Categorías Principales

Incremental: Se basa en un estado actual para mejorar la forma existente de hacer nuestro trabajo, por lo general implica menos cambio y afecta a menos personas.
Transformacional: Es mas difícil de implementar, teniendo un 30% de éxito para esto los objetivos deben realizarse plenamente. si la organización no se involucra en una gestión eficaz del cambio estarán dentro del 70% de fracasos.

Pasos para la Gestión del Cambio

Objetivo estratégico
Equipos de trabajo
Considerar los precios a pagar en la transición del cambio: tiempo, dinero y energía.
Identificar las tareas que se deben llevar a cabo. (Previo a la plataforma y con la plataforma).
Comunica las razones del cambio a toda la empresa (el cambio es inevitable y ser alentado). Una venta del cambio honesta, realista y adecuada, así como los beneficios a el/ella y la organización, explicar los costos para lograrlos.
Trabajo en equipo.
Comparte y reconoce los resultados.

1. Objetivo Estratégico

Este objetivo es definido por el Sponsor al inicio para encaminar todos los esfuerzos de la transformación. Desde la aceptación de la realidad, desde donde partiremos, ser honestos de lo que tenemos y lo que nos hace falta para definir con mas claridad los objetivos hacia los que construiremos el cambio, el futuro deseado.

Para revelar las razones del cambio responda las siguientes preguntas, de esta manera tendrá elementos claros para plantear los objetivos.

Antecedentes ¿Qué problemas actuales necesitan ser resueltos? ¿Cómo llegamos aquí?
Estado actual ¿Dónde estamos ahora? ¿Por qué lo que estamos haciendo actualmente no funciona? ¿que oportunidades están siendo omitidas?
Riesgos de no tomar acción ¿Qué problemas futuros se prevén si no se toman medidas?
Beneficios de tomar acción ¿Cuáles son los beneficios de hacer el cambio? ¿Cuál es el impacto para la organización?

Recomendaciones

Adapte el mensaje de la necesidad del cambio a la audiencia, con un enfoque limitado a 3-5 puntos específicos, siendo atractivas para la organización,
Utilizar la metodología objetivos SMART

1.1 Cambiar el Comportamiento

1.1.1 Objetivos claros como el cristal, que todo se plasme lo suficientemente claro para que cualquiera lo pueda entender al leerlo. Si hubiera objetivos ambiguos deben trabajarse hasta alcanzar la claridad.

1.1.2 Impulso, hay que facilitarle a la gente victorias rápidas y se sienta impulsada para continuar con el cambio a esto le llamamos Quick wins.

1.1.3 Facilitar el camino, enfocar la situación, desbloquear áreas que pudieran complicar el cambio, o bien priorizar los pequeños cambios para no perdernos en muchos sin llegar a nada.

1.1.4 Apuntar al destino sin retorno a lo que había, es decir solo tenemos el camino a los objetivos y no hay forma de regresar al estado inicial,

Para lograr resultados es imperativo contar con un Sponsor fuerte y activo, por lo cual necesitamos trabajar con él en algunos puntos:

Garantizar la alineación con los objetivos estratégicos
Revisar el diagnóstico de la empresa
Servir de modelo de cambio, abierto, comprometido, consistente, constante y dispuesto a participar activamente.
Revisar y aprobar el acta de constitución del proyecto.
Garantizar los recursos de dinero y tiempo a los usuarios.
Revisar e involucrarse regularmente en el progreso y desempeño del proyecto.
Asistir al inicio, cierre, reuniones de trabajo y ejecutivas del proyecto.
Aprobar y encabezar el comité del cambio
Aprobar los ajustes necesarios en función de los objetivos y resultados.
Comunicar los beneficios esperados del proyecto a las partes interesadas
Comunicación abierta en el compromiso personal, logro de hitos clave y éxitos del proyecto por área o de los usuarios.
Celebrar los beneficios obtenidos
Revisar métricas previas y posteriores a la implementación para evaluar los beneficios obtenidos.
Delegar la autoridad para tomar decisiones según corresponda
Servir como persona de contacto para problemas escalados como máxima autoridad
Asistir a la o las sesiones de lecciones aprendidas
Aprobación para el cierre del proyecto
Sostener los beneficios obtenidos asegurándose que los procesos y las personas se mantengan los cambios logrados para la estabilidad a largo plazo

Nota

Si hay varios Sponsor debemos asegurarnos de conocer cuales son sus alcances y peso de su voto en la decisiones finales, así como la alineación y entendimiento de los objetivos estratégicos y alcances del proyecto.

2. Equipos de Trabajo

Entre quienes se liderará el cambio, personas dispuestas al cambio muy comprometidas para aceptar los costos de la transformación.

Sponsor/s.
Equipo estratégico.
Propietarios de los procesos.
Resto de los interesados.

3. Precios a Pagar

Considerar los precios a pagar en la transición del cambio:

Tiempo, paciencia y perseverancia (Diseño, planeación, primeros pasos, ejecución, acompañamiento y consolidación. Diferente inversión por parte de cada interesado).
Dinero (partida destinada al proyecto a corto, mediano y largo plazo).
Energía (para la ejecución y gestión de todo el proyecto por parte de todos los involucrados).

4. Tareas

Identificar las tareas que se deben llevar a cabo previo a la plataforma y con la plataforma:

Evaluación por persona
Resultados
Acciones a seguir de acuerdo al resultado
¿Qué es un cambio?
¿Por qué el miedo al cambio?
¿Cómo serán las comunicaciones?
Yo Sponsor ¿Qué tengo que cambiar?
Tareas definidas de acuerdo al plan (formación y acompañamiento en el cambio, individuales y pequeños equipos de trabajo)

5. Comunicación

Comunica las razones del cambio a toda la empresa (el cambio es inevitable y debe ser alentado). Una venta del cambio honesta, realista y adecuada, así como los beneficios a el/ella y la organización, explicar los costos para lograrlos.

6. Trabajo en Equipo

Promueve el trabajo en equipo, además de asegurarse que se entienden las tareas a realizar (cambiar la interpretación de lo que se vivirá con el cambio).

7. Comparte y Reconoce los Resultados

Primera Etapa - Diseño, Planeación y Primeros Pasos: En esta etapa hacemos un trabajo intenso de revisión de la situación actual, apicamos reingeniería de procesos, desglosamos y planeamos las activades, damos prioridad, se afina el primer spring, se hacen las solicitudes de información para empezar a trabajar.

Segunda Etapa - Ejecución y Acompañamiento: Aquí es donde hacemos un trabajo intenso sobre la gestión del cambio, desarrollamos nuevos procesos, se comienza a fomentar nuevas actitudes y formas de trabajo.

Tercera Etapa - Período de Consolidación, de Institucionalización y de Evaluación: Esta es la etapa donde hacemos permanente el cambio. Nos aseguramos que nuestra gente no piensa que es algo temporal. sino algo que va a perdurar en la empresa.