Manual de Proyectos

Actividades Líder de Proyectos

Gestionar el seguimiento del proyecto para que se cumpla en tiempo y forma, al terminar hacer el pase a Soporte Técnico y darlo por cerrado.
Monitorear el panel de tareas, para que estén en la columna que corresponda, que tengan las notas necesarias y el resumen de trabajo al día por parte de los desarrolladores.
Dar seguimiento con los Champion y Sponsor de acuerdo a lo pactado en cada proyecto dentro de las comunicaciones.
Planificar entre viernes y lunes las cargas de trabajo con los desarrolladores para el trabajo de la semana.
Asistir a las reuniones directivas a las que sea convocada para la mejora de los procesos y seguimiento de los proyectos.
Llevar la información dentro del sistema ERP OpenPyme, correos dentro de los proyectos o tareas, según corresponda y adjuntar los archivos correspondientes.
Agendar las reuniones necesarias para estos seguimiento con las personas involucradas.
Hacer minutas de las reuniones con los Champion y/o Sponsor.
Hacer los reportes semanales de cada proyecto, según lo acordado en el Acta.

Tipos de Proyectos

Los tipos de proyectos identificados hasta ahora son dos:

Proyecto de Implementación: Se va a poner algo que no tiene el cliente pero quiera empezar a usar de acuerdo a sus necesidades. Aquí lo primero a trabajar es el Acta de proyecto (se está trabajando en el formato) se tienen las sesiones necesarias para detallar el alcance así como dejar claro lo que le incluye y lo que no le incluye el proyecto.
Proyecto de Testing: Es un desarrollo específico que se va a probar con un cliente, aquí los alcances y tareas se trabajan al interior de OpenPyme, se notifica al cliente como será el proceso.

Desarrollador

En el transcurso del viernes o al inicio del lunes se hace la planeación de las cargas de trabajo de la semana para cada desarrollador, es de acuerdo a la estimación de tiempo que nos dan el área de desarrollo con las tareas o en consenso con el responsable de área junto con el desarrollador.

Esto es de acuerdo a la suma de una tarea L.

Es responsabilidad del desarrollador que tiene asignada una tarea, el uso y manejo de la misma, de principio a fin de su ciclo.

De acuerdo en la etapa de trabajo en la que se encuentra ir registrando:

Descripción: Debe de contener el resumen de lo que se va a trabajar en la tarea, con el suficiente detalle para realizar los trabajos.
El resumen de trabajo: es el nombre de la actividad que realiza, la hora, fecha de inicio y la duración de tiempo invertida en el trabajo.
Notas: Es el registro de información para cualquier miembro del equipo, está debe de ser tan clara para saber sin preguntarle al responsable en que va la tarea, y en un momento dado otro desarrollador le pueda dar seguimiento con la información registrada.
Correos: Es el envío o recepción de información con el cliente y todos los que estén como seguidores.

Si se llegará a presentar un retraso en la entrega avisar con toda la anticipación posible justificando con al responsable de área el motivo, si reincide tendrá que justificar con alguien del Departamento de desarrollo el motivo de tal demora, cuando ya están estimadas las horas de trabajo, puede ser la complejidad de la tarea que necesitaba mas tiempo o por falta de trabajo del ejecutante, que en tal caso implica otro seguimiento con el Departamento de Recursos Humanos.

Manejo de las Columnas en las Tareas para el Departamento de Proyectos

Nueva: es toda la pila de trabajo a realizar de los diferentes proyectos abiertos.
Tareas asignadas: Es donde se colocan los viernes idealmente o lunes por la mañana todas las tareas a trabajar la siguiente semana por cada desarrollador, puede cambiarse alguna actividad de acuerdo al movimiento propio de la oficina pero validada por la Responsable del área.
Bloqueos: Aquí se manejan dos colores, rojo si el bloqueo es por parte del cliente el cual consiste en algún impedimento del avance por falta algún dato o revisión preliminar para continuar con la tarea, y amarillo si el bloqueo es parte de nosotros, para lo cual tendremos que abrir un ticket de Soporte Interno para la ayuda en estos casos con los ingenieros mas avanzados.
Desarrollo: Es donde se coloca la tarea que en ese momento se está trabajando.
Deployment: Aquí se ubican las tareas que requieren revisión por parte del área de desarrollos, si ya está lista para subir a pruebas se cambia a color verde, si tiene correcciones se regresa a la fila de Tareas asignadas para que la tome nuevamente el desarrollador y realice los cambios pertinentes.
Pruebas cliente: Una vez que ya está en la BD de pruebas, se quedará en esta columna en lo que realiza las pruebas necesarias el Champion o los key user correspondientes, una vez que aprueba los cambios se coloca la etiqueta -Subir a producción- para que se carguen los datos a la BD productiva. Para colocar esta etiqueta debe de haber el registro de un correo con la validación para hacer este movimiento por parte del Champion.

En está columna estarán también las tareas que ya concluyó el desarrollo el ingeniero y es entregado al cliente, por ejemplo en el caso de uso o construcción de plantillas para importar o exportar datos.
Validación final: Cuando ya está en el ambiente productivo y el cliente pueda verificar su correcto funcionamiento. Si en una semana no recibimos alguna notificación se pasará a hecho.
Hecho: Es la última etapa del ciclo de vida de una tarea y ya se da por trabajada y revisada.

Información

Para conocer más información acerca del tema, ingrese a la documentación Tareas.

Acta de Proyecto

Es un documento en el que se define el propósito, alcances, entregables y los participantes del proyecto, además de sus restricciones de los principales interesados y define la autoridad del Champion. Sirve como referencia de autoridad para el futuro del proyecto.

Este documento incluye:

Información del Proyecto
Datos
Patrocinador/es
Lista de Interesados
Gerente de Proyecto
Estructura y planificación del Proyecto
Propósito y Justificación
Entregables
Alcance e indicadores de éxito
Parametros del proyecto
Parametros del producto
Recursos Humanos
Definición de las comunicaciones
Cronograma de hitos principales
Identificación de posible bloqueo
Riesgos iniciales de alto nivel
Premisas
Restricciones
Amenazas
Definiciones
Aprobaciones

El Acta de Constitución del Proyecto lo aprueba el Sponsor y a partir de ahí se pasa con los ingenieros de desarrollo para la creación de tareas y posteriormente al área de ventas para la creación de su cotización, esta se envía al Sponsor, cuando la aprueba, se regresa al área de proyectos para agendar su ejecución y seguimiento.

Información

Para conocer más información acerca del tema, ingrese a la documentación Acta de Proyecto.

Aplicaciones a Utilizar

Libre office es un paquete de sotware de oficina libre y código abierto. Se agrega link para descarga.

https://www.libreoffice.org/discover/libreoffice/

Anydesk es un programa de software de escritorio remoto, provee acceso remoto bidireccional entre computadoras personales y está disponible para todos los sistemas operativos comunes.

https://anydesk.com/es/downloads/linux

Bases de Datos

Se creará una base de datos de nombre A01_(nombre de la empresa)_PRODUCCIÓN

Una vez que tenga los catálogos de datos iniciales se duplica para tener la base de datos de testing con nombre B01_(nombre de la empresa)_pruebas.

Se recomienda una base de datos por proyecto a realizar, una vez que ya se probó que no hay ningún error, se pasa a la base de datos de prueba general y probar que no hay afectación con los datos en general, si aquí también se verifica que no hay errores, se puede pasar a la base de datos de producción, con la finalidad de reducir el margen de error en el cambio solicitado.

La instalación de módulos se hará de acuerdo al cronograma de implementación y autorización por parte del área de Ventas y Marketing.

Plantilla de Datos

Se envía la plantilla de datos, en un archivo .odt donde el Champion del proyecto recolecta los datos maestros por área.

Si hay algún dato que no corresponda pero sea necesario se agrega una hoja o columna dentro del archivo para nuevos datos y el ingeniero autorizado la configura.

Nombre del archivo: Plantilla para importar datos 3.4.odt

Los Key user envían un correo para validar y respaldar el uso de la información proporcionada, previamente revisada y modificada de acuerdo a sus necesidades.

Este correo lo envían al Champion del proyecto y a su vez lo envía al Líder de Proyecto en OpenPyme. Esta información se va registrando en la tarea que corresponda.

Carga de Datos

Una vez que se cuenta con la validación de los usuarios, se inicia la carga de datos por módulo a implementar.

Se pide hacer pruebas aleatorias por parte de los Key user de los datos maestros cargados de su módulo.

Esta carga de datos se iniciará a mas tardar en los siguientes 5 días hábiles a partir del envío por parte del Champion, de acuerdo a la cantidad de datos maestros se irán indicando fechas aproximadas de entrega.

Roles y Permisos

Se entrega una matriz de roles y permisos, se explica al Champion como debe ser llenada, una vez completada la recibimos. Se iniciará a trabajar a mas tardar en los siguientes 5 días hábiles, de acuerdo a la cantidad de datos se irán indicando las fechas aproximadas de entrega.

Información

Para conocer más información acerca del tema, ingrese a la documentación Roles.

Reporte Semanal para el Champion

Qué se hizo (en la semana anterior)
Qué se va hacer (la siguiente semana)
Bloqueos (qué y por parte de quién son, los motivos por los que no se puede avanzar en la tarea)
Riesgos (para el proyecto)
Notas adicionales (si hay algo mas que agregar, que no este considerado en los puntos anteriores)

Información

Para conocer más información acerca del tema, ingrese a la documentación Reporte para el Champion.