Metodología de Implementación

Metodología de Implementación de Proyectos V.1.0

La siguiente metodología fue diseñada de forma modular, similar a nuestro sistema ERP, lo que permite su convivencia con otras metodologías según las necesidades específicas de cada proyecto. Esto posibilita la creación de un Tailoring (Sastrería) personalizado, basado en las personas, los procesos y, en última instancia, el sistema.

Esta ruta, en líneas generales, no limita el marco de trabajo; al contrario, proporciona un enfoque y guía los esfuerzos según las necesidades particulares de cada proyecto. Se basa en los aprendizajes obtenidos de implementaciones tanto fallidas como exitosas, siempre con el principio de mejora continua en mente.

Esta metodología se organiza en 12 apartados, los cuales se describen a continuación:

1. Notificación de ventas

1.1 Correo de aviso:

El responsable del área de ventas envía un correo electrónico al Departamento de Proyectos,notificando el proyecto que ya llegó a un acuerdo comercial y está listo para iniciarse. En este correo debe de contener el o los módulo a trabajar, o bien los requerimientos para el desarrollo a construir, si fue pactado el tiempo de entrega y/o algún otro dato relevante a considerar.

2. Preparación

2.1 Acta de proyecto:

registro de la justificación del proyecto, es decir cuales son las necesidades que detonan la elección de la implementación a alto nivel. Además de definir los alcances iniciales del proyecto, con la finalidad de ajustar la expectativa con la realidad de los recursos, haciendo formal la existencia del proyecto. Debiendo quedar muy claros los acuerdo con los interesados.

Información

Para conocer más información acerca del tema, ingrese a la documentación Acta de Proyecto.

2.2 Firma del acta de proyecto:

Una vez que ambas partes están de acuerdo en lo plasmado en este documento, se firma teniendo el original y uno escaneado. Después de esta firma y resuelta la parte comercial, tenemos un nuevo proyecto.

2.3 Evaluación del nivel de aptitud de la organización:

A través de la respuesta a varios cuestionamientos se obtendrá un reporte cuantitativo del nivel de aptitud de la organización.

2.4 Conceptos de proyectos:

Sponsor, Champion, usuarios clave, cadena de valor, requerimientos, objetivos estratégicos, indicadores clave de desempeño (KPI’s), diseño por proceso, roles de usuario, pruebas Alfa y Beta, cambios, configuración, correcciones, tareas, validación, escenarios, datos maestros.

2.5 Metodología de implementación OpenPyme V.1.0:

Presentación de los 12 apartados y los puntos a trabajar en cada uno, de acuerdo a lo que necesite el proyecto. No siempre se recorrerán toda la ruta.

3. Diseño de la solución

3.1 Cadena de valor:

Es el índice de la totalidad de su operación, que va desde macroprocesos hasta subprocesos, esto nos dará un panorama general de la empresa, definiendo su core (giro), los procesos de Soporte y regulatorios, nos dará un esqueleto para saber a donde enfocar los esfuerzos y dónde es mas conveniente invertir.

3.2 Cadena de valor y madurez con objetivos estratégicos por módulo:

Se necesitan una o hasta tres sesiones con el Sponsor para definir los objetivos que regirán la implementación. Es indispensable la asistencia del Sponsor ya que como dueño sabe hacia donde quiere llevar su empresa, de acuerdo a sus reglas de negocio.

Los objetivos generales o estratégicos son los fines o metas desarrollados a nivel de estrategia y que la organización pretende lograr a largo plazo, pero en un periodo determinado de tiempo.

Debe ser alcanzable.
Debe ser fácil de comprender.
No tiene porqué ser cuantificable ni estar expresado en cifras.
Debe estar acotado en el tiempo.
Tiene que derivarse de las estrategias, la misión y la visión.

3.3. RFP por proceso:

Constituye un punto de partida ideal para conocer la operación, los requerimientos, especificación detallada. conteniendo todas las características particulares del área funcional.

Cuanto más detalladas sean esas especificaciones, mayores probabilidades de que se tenga mayor entendimiento de la operación, de esta manera se pueda plasmar en un diagrama y posteriormente llevarlo al sistema.

Información

Para conocer más información acerca del tema, ingrese a la documentación ¿Cómo Crear un RFP?.

3.4 Definición de KPI’s por módulo:

Estos Indicadores clave de desempeño son una medida del nivel del rendimiento de un proceso. El valor del indicador está directamente relacionado con los objetivos estratégicos, el monitoreo en un tablero nos dará información para la toma de decisiones.

3.5 Diseño por proceso:

Una vez que se tenga el detalle de la operación, tendremos material para plasmarlo en diagrama de proceso BPM, posteriormente cualquier mejora la proceso tendrá que verse reflejado en el mismo.

3.6 Organigrama y perfiles de puesto:

En el caso del primero es una representación visual de la jerarquía del personal y la estructura, además nos muestra el flujo de la información dentro de una empresa, nos dará el nombre de los roles, y los perfiles son descripciones concretas de las tareas, responsabilidades y características que tiene un puesto en la organización. Por lo general, una descripción laboral incluye dos partes: Un resumen de las responsabilidades del cargo. Una lista de las funciones principales que el empleado debe desempeñar, de esta manera tendremos la guía para llenar la plantilla de roles donde se vaciaremos toda esta información traducida en permisos de operación y visualización.

4. Arranque

4.1 Kick off:

Es la reunión que determina el inicio de un proyecto, ya se dará a conocer a toda la empresa, Se hará a través de una sesión virtual o presencial, de acuerdo a lo convenido, se espera la asistencia del lado de la empresa implementadora a consultores e ingenieros, así como al líder del proyecto. Por parte del cliente, al Sponsor, Champion y usuarios clave, además del o los consultores en sitio. Se utilizará una presentación.

4.2 Tareas de programación de actividades de la primera etapa:

Un cronograma general con estimaciones de tiempo para entrega así como responsables, se enviará al Sponsor y Champion. Es obligación del responsable comunicar al líder del proyecto cualquier acción que impida realizarla en el plazo estimado para comunicar a los interesados, además de hacer los ajustes pertinentes.

5. Capacitación Conceptual

5.1 Conceptos por procesos:

Definición y descripción de términos involucrados en el procesos a operar.

5.2 Recorrido funcional:

Se muestra el trayecto del proceso en el sistema.

6. Implementación

6.1 Instalación del sistema:

Una vez proporcionados los datos del servidor se define el nombre de la dirección y se instala el sistema con los módulos pactados. Se crean los primeros usuarios, está información se comparte al Champion y Sponsor.

6.2 Entrenamiento al administrador de la plataforma:

Se llevará de la mano al Champion para conocer y aprender a usar la plataforma en general, de esta manera sabrá moverse en el sistema siendo posible la guía para los usuarios finales en la forma de búsqueda, botones, vistas y usuarios.

6.3 Registro de datos de la empresa:

Nombre, dirección, teléfono, correo, RFC, régimen fiscal y logotipo

6.4 Configuración de valores predeterminados:

como moneda, lenguajes y otros.

6.5 Entrenamiento en comunicación interna:

Se llevará de la mano al Champion para conocer y aprender sobre el uso del correo, calendario, chat y notas.

6.6 Configuración de correo:

Se informa el Hosting y las condiciones para configurar en el sistema.

6.7 Pruebas beta:

Pruebas correspondiente al Champion respecto al envío y recepción de correos en el sistema, puede hacerlo de manera independiente o bien acompañado de un desarrollador.

6.8 Datos maestros:

Se llevará a cabo de acuerdo a la necesidad del cliente, se puede hacer a través de una plantilla para cargar al sistema o se muestra al Champion y/o key user como ir registrando la información en el sistema.

6.9 Carga de datos maestros:

Esta será si se ha optado por el uso de la plantilla, en ella están separados por pestañas. Se recomienda usar el mismo estilo (uso de mayúsculas y minúsculas), en Colonia, colonia, Col. col, etc.

6.10 Configuraciones clave:

6.11 Configuración de roles:

De acuerdo a la información que nos proporcioné el cliente con su organigrama y perfiles de puesto, podremos llenar la Plantilla Roles OpenPyme 0.1 para llevar al sistema los permisos.

6.12 Pruebas Beta:

Pruebas correspondiente al Champion respecto a cada rol construido y sus especificaciones, puede hacerlo de manera independiente o bien acompañado de un desarrollador.

6.13 Propuesta de aplicación del diagrama al sistema:

El desarrollador una vez terminado el diagrama validado, estudiará como llevarlo al sistema sin personalizaciones.

6.14 Escenarios clave:

El cliente tendrá que proporcionarnos escenarios clave de su operación, recordando que si pasa en el realidad tendrá que ejecutarse en el sistema, si son supuestos escenarios aislados, no tiene sentido dedicarles tiempo en la primera etapa.

6.15 Preparar escenarios clave por proceso:

El desarrollador buscará la ejecución y resultado en el sistema de acuerdo a su operación.

6.16 Presentación al cliente del proceso y escenarios para validación:

El desarrollador en una sesión presenta el proceso tomado del diagrama con la aplicación de los diferentes escenarios clave y críticos.

6.17 Correcciones:

Si en la revisión se presentaron errores o detalles no consideraron de los escenarios o el proceso en general, se harán las correcciones necesarias, estás soluciones serán notificado al Champion.

6.18 Pruebas Beta:

Pruebas correspondiente al Champion respecto a las correcciones del proceso y de los escenarios clave, puede hacerlo de manera independiente o bien acompañado de un desarrollador.

6.19 Presentación final al cliente:

El desarrollador en una sesión presenta el proceso tomado del diagrama con la aplicación de los diferentes escenarios clave y críticos mas afinado con las respectivas correcciones, si las hubo.

6.20 Liberación a producción (Check list):

El desarrollador presentará la lista de validaciones por parte del Champion, en la tarea para subir a producción los cambios. Previa fecha acordada con él.

6.21 Entrenamiento al Champion:

Se llevará de la mano al Champion para conocer y aprender a usar el proceso y la aplicación de los escenarios clave en su sistema para que lo pueda replicar con los usuarios finales.

6.22 Material para la base el conocimiento:

Esto lo elabora el Champion para las capacitaciones a los usuarios finales, este material quedará asignado al resguardo de un administrador para que esté a disposición de la empresa. Puede ser en video o documento.

6.23 Entrenamiento a usuarios finales:

Este se lleva a cabo con el material preparado por el Champion para la base del conocimiento. Idealmente transmitiendo el mayor conocimiento posible a un usuario clave y sea el apoyo de los usuarios finales por área.

7. Solicitudes de cambio

7.1 Solicitud de cambio por parte del cliente:

El cliente manifiesta la necesidad de hacer un cambio a lo planeado, porque es de valor para su operación, nos indica en un documento el requerimiento.

7.2 Evaluación de la solicitud de cambio:

Los ingenieros revisan el requerimiento, analizando si hay alguna posible solución con lo que ya cuenta el sistema, de no ser así se sigue analizando para plantear una opción que se integre a la operación.

7.3 Propuesta de solución:

El desarrollador presenta la posible solución a la necesidad presentada, se espera el visto bueno del cliente.

7.4 Aprobación de costo económico o de tiempo:

Ya con el visto bueno del cliente se le da la estimación económica o de tiempo y nos da la aprobación o el rechazo.

7.5 Programación:

Con la aprobación del cliente se hace la programación correspondiente, de acuerdo a la carga de trabajo y prioridad de la solicitud.

Información

Para conocer más información acerca del tema, ingrese a la documentación Gestión del cambio.

8. Desarrollo

8.1 RFP (Solicitud de propuesta):

El cliente tiene la responsabilidad de registrar los requerimientos en un formato proporcionado.

8.2 Reunión de dudas sobre RFP:

Esta presentación es realizada por el cliente al consultor, se despejan las dudas que se presenten y este orienta si hay un desvío del proceso, se delimita el alcance y se deja en lo vislumbrado para la siguiente etapa.

8.3 Elaboración de diagrama:

El desarrollador lleva estos requerimientos a un diagrama que grafique cada proceso.

8.4 Aplicación al sistema:

El desarrollador buscará la aplicación del diagrama al sistema y sus implicaciones.

8.5 Preparar escenarios clave:

El desarrollador prepara los ejercicios para ver la aplicación de los escenarios y comprobar los resultados esperados.

8.6 Presentación al cliente para validación:

El desarrollador en una sesión presenta el proceso tomado del diagrama con la aplicación de los diferentes escenarios clave, esto es una instancia local.

8.7 Correcciones:

Si en la revisión se presentaron errores o detalles no consideraron de los escenarios o el proceso en general, se harán las correcciones necesarias, estás soluciones serán notificado al Champion.

8.8 Presentación final al cliente:

El desarrollador en una sesión presenta el proceso tomado del diagrama con la aplicación de los diferentes escenarios clave mas afinado con las respectivas correcciones, si las hubo. Es en la instancia de pruebas.

8.9 Pruebas Beta:

Pruebas correspondiente al Champion en la estancia de pruebas, respecto a las correcciones del proceso y de los escenarios clave, puede hacerlo de manera independiente o bien acompañado de un desarrollador.

8.10 Liberación a producción (Check list):

El desarrollador presentará la lista de validaciones por parte del Champion, en la tarea para subir a producción los cambios. Previa fecha acordada con él.

8.11 Entrenamiento a Champion:

Se llevará de la mano al Champion para conocer y aprender a usar el proceso y la aplicación de los escenarios clave en su sistema para que lo pueda replicar con los usuarios finales.

8.12 Material para la base del conocimiento:

Esto lo elabora el Champion para las capacitaciones a los usuarios finales, este material quedará asignado al resguardo de un administrador para que esté a disposición de la empresa. Puede ser en video o documento.

8.13 Entrenamiento a usuarios finales:

Este se lleva a cabo con el material preparado por el Champion para la base del conocimiento. Idealmente transmitiendo el mayor conocimiento posible a un usuario clave y sea el apoyo de los usuarios finales por área.

9. Puesta en producción

Sistema base

9.1 Eliminación de ejercicios previos:

El desarrollador elimina los ejercicios previos registrados en el sistema, para empezar su operación de cero con datos del día.

9.2 Entrega, verificación y aprobación de saldos iniciales:

Los saldos iniciales son proporcionados por el cliente, verificados y aprobados por sus autoridades correspondientes.

9.3 Carga de saldos iniciales:

El desarrollador carga al sistema estos saldos aprobados, a partir de aquí saldrán sus primeros reportes.

9.4 Informe de validaciones:

El desarrollador realizará un informe de validaciones, adjuntándose al sistema de control del proyecto para posteriores revisiones. Este también es compartido con el Champion y este dará el aviso a los usuarios finales para empezar la operación diaria
Por módulo

9.5 Acompañamiento:

Posterior a la puesta en producción, los desarrolladores ejecutantes de las configuraciones, estarán atentos a las dudas o errores que se pudieran presentar para su orientación o corrección según sea el caso.

9.6 Pase a Soporte Técnico:

Una vez pasado el tiempo pactado de acompañamiento o alcanzado la estabilización, se envía un correo al Champion para informar que no hay ningún pendiente de entrega y se ha cumplido el tiempo acordado. En adelante cualquier necesidad de lo implementado, será atendida en Soporte Técnico.

10. Seguimiento y control del proyecto

10.1 Seguimiento de las tareas:

El Líder del proyecto dará un seguimiento a cada tarea, para que no se queden rezagadas, sigan su flujo esperado y anunciar a tiempo los bloqueos detectados con la persona correspondiente o bien escalarlos si fuera necesario.

10.2 Seguimiento al calendario:

El Líder del proyecto estará vigilando el apego a las estimaciones de tiempo tanto de los desarrolladores como del Champion para alcanzar los objetivos estimados.

10.3 Llamadas a clientes:

El Líder del proyecto hará todas las llamadas necesarias para dar seguimiento al proyecto y gestionar lo necesario para alcanzar los objetivos.

10.4 Reportes de seguimiento:

El líder del proyecto hará reportes mensuales que se compartirán con el Champion con el fin de ver los avances por sprint.

10.5 Reporte de entregables:

El líder del proyecto hará una lista de entregables para entregar al Champion.

10.6 Detección de riesgos:

El líder del proyecto anunciará los riesgos detectados con la persona correspondiente o bien escalarlos si fuera necesario para su atención.

11. Cierre

11.1 Presentación de resultados:

Se realiza una presentación con el Sponsor y Champion para la presentación de resultados alcanzados comparados con los objetivos planteados.

11.2 Aceptación de ambas partes:

Será condición indispensable para finalizar el proyecto, la validación y aceptación de ambas partes del informe final del proyecto. Se especificará la garantía en el caso de haber realizado desarrollos de cualquier módulo.

11.3 Sugerencias de Mejora continua:

Informe de mejoras, aquí se enlistarán las posibles mejoras a su sistema.

11.4 Encuesta de satisfacción:

Se enviará una encuesta para conocer el grado de satisfacción en diferentes áreas por parte del Sponsor, de esta manera tendremos una retroalimentación de la metodología, procedimientos, consultores, desarrolladores, líder de proyecto y comunicación.

Se entregará al Sponsor la lista de mejoras por área y de acuerdo a su cadena de valor nos indique prioridades para el siguiente proyecto.

12. Mejora continua

12.1 Sesión de lecciones aprendidas:

Se hará una sesión con el equipo encargado del proyecto para reforzar lo que se hizo bien así como revisar lo que se hizo mal para tomar las medidas para mejorar, modificar o considerar según sea el caso.

12.2 Revisión de la metodología de implementación:

Con la información anterior de lo que se hizo bien o mal hacer las mejoras pertinentes a la metodología. Si se adiciona o quita un apartado cambia de versión, si solo se modifica alguno de los puntos de los apartados existentes sigue en la misma versión con la numeración de modificación pertinente.